Priorizar tarefas pelo efeito no negócio, não por urgência

Por que não é a matriz de urgência e importância

Na matriz tradicional você decide se algo é urgente e se é importante. Duas palavras que cada pessoa interpreta de um jeito e que mudam conforme o humor da semana. O resultado costuma ser uma lista onde tudo parece urgente e importante.

O GridOne substitui esses dois eixos por duas informações mais fáceis de verificar: o efeito no negócio e a data combinada. Efeito no negócio é uma escolha entre quatro opções. Data combinada é um fato, existe ou não existe.

As quatro definições

Cobrar um trabalho entregue é uma tarefa. Conferir que o pagamento entrou é outra. Marcar a primeira como concluída não significa que o dinheiro chegou.

Como a ordem é montada

A tela de prioridade usa só o que está registrado: a classificação, a data combinada quando existe, se essa data já passou, se a tarefa está em aberto, se foi registrada nesta semana e se você marcou como ligada a receita. Cada item aparece com o motivo escrito ao lado.

• Data combinada que já passou pesa mais do que data distante.
• Receita agora com data próxima vem antes de Receita agora sem data.
• Ruído nunca é recomendado como próxima ação.
• Nada é inferido sobre dinheiro, esforço ou importância pessoal.

O quadrante sozinho não decide

Duas tarefas em Receita agora não são iguais. Uma cobrança de dez dias vencida e uma entrega combinada para daqui a duas semanas estão no mesmo quadrante e não têm a mesma pressa. Por isso a ordem lê data e classificação juntas, e por isso a sugestão é sempre uma sugestão: você pode discordar e mover.

Exemplos que não são óbvios

• Reunião de alinhamento com cliente ativo: é Manutenção se serve para manter a entrega em ordem, e é Receita agora se é a conversa que libera a aprovação para faturar. Depende do que está em jogo naquela semana.
• Ajustar o site do próprio negócio: Receita depois se está ligado a uma proposta em andamento, Manutenção se é conserto, Ruído se é retoque estético que você faz para não encarar a cobrança pendente.
• Responder orçamento de curioso que nunca fecha: pode ser Ruído com honestidade, mesmo parecendo venda.
• Emitir a nota fiscal de um trabalho já pago: Manutenção, porque o dinheiro já entrou e a tarefa mantém a operação em ordem.

Nenhum desses casos tem resposta única. A classificação é sua e editável em qualquer momento, e mudar a classificação muda a distribuição e a ordem na mesma hora.