App para organizar tarefas: guia para autônomos

Domingo, 21h. Você baixa o terceiro app para organizar tarefas do ano, passa uma hora criando colunas e etiquetas e, na quarta, volta para o caderno. O problema raramente é o app. É que ele foi escolhido pela tela bonita, e não pelo jeito como a sua semana funciona.

Este guia é para quem trabalha sozinho ou em equipe muito pequena: consultor, designer, desenvolvedor, quem atende pacientes sem secretária. Não é uma lista de melhores apps. É um jeito de decidir qual ferramenta serve para você, inclusive se a resposta for ficar no papel.

Por que tanto app fica abandonado

Muitas ferramentas de tarefas foram pensadas para equipes. Tem quadro, responsável, status, prazo, comentário. Quando você é a equipe inteira, cada campo vira mais uma coisa para preencher. A organização passa a dar mais trabalho que o trabalho.

O outro motivo é que um app guarda tarefas, mas não decide por você. Uma lista de quarenta itens bem organizada continua sendo uma lista de quarenta itens. Na segunda de manhã, a pergunta continua sem resposta: por onde eu começo?

Cinco perguntas antes de escolher

1. 01Como a lista entra? Se você anota no caderno, no WhatsApp e nas notas do celular, a ferramenta precisa aceitar texto colado, arquivo ou foto. Ter que digitar tudo de novo é um bom motivo para desistir.
2. 02Quem decide o que vem primeiro? Algumas ferramentas só guardam. Outras sugerem uma ordem. Veja qual critério ela usa e se ele tem a ver com o seu negócio.
3. 03O que acontece na segunda? Uma ferramenta que você só abre quando lembra vira arquivo morto. Procure algo que tenha um momento fixo na semana.
4. 04Funciona onde você está? Celular no meio do dia, computador na hora de entregar. Veja se precisa instalar algo e se os dados aparecem nos dois.
5. 05Quanto custa depois do teste? Leia o que continua funcionando quando o período grátis acaba. É melhor saber antes de colocar a semana inteira lá dentro.

Caderno, planilha, quadro ou app de notas

Cada tipo de ferramenta resolve uma parte do problema. Nenhum resolve tudo.

Se o seu problema é guardar informação, qualquer uma serve. Se o problema é decidir o que fazer primeiro numa semana cheia, você precisa de um critério, e esse critério pode viver em qualquer ferramenta, até no caderno.

Onde o GridOne entra e onde não entra

O GridOne foi feito para a segunda pergunta da lista: quem decide o que vem primeiro. Você digita, cola, importa um arquivo de texto, CSV ou TSV, ou fotografa o caderno. Ele sugere um de quatro grupos para cada linha: Receita agora, Receita depois, Manutenção e Ruído. Você confere, escolhe um compromisso da semana, acompanha no meio da semana e fecha na sexta.

Funciona no navegador do computador e pode ser adicionado à tela inicial do celular. Você entra com e-mail e senha, Google ou Microsoft.

O que ele não faz: não tem aplicativo nas lojas, não funciona sem internet, não é feito para equipe trabalhar junto e não se conecta a banco nem a CRM. Se você precisa de alguma dessas coisas, outra ferramenta vai servir melhor.

Como testar sem perder uma semana

Teste qualquer ferramenta com a lista real desta semana, não com um exemplo. Cole o que você tem, do jeito que está. Se em uma segunda você não saiu com uma decisão clara, aquela ferramenta provavelmente não é para você.

No GridOne, dá para fazer isso sem cadastro: cole até 30 linhas e veja a sugestão nos quatro grupos. Se quiser seguir, o teste grátis dura 14 dias, sem cartão.

Sinais de que a ferramenta está servindo

• Na segunda, você sabe em poucos minutos qual é o compromisso da semana.
• Você abre a ferramenta sem precisar de um lembrete para lembrar que ela existe.
• O que é Ruído aparece como Ruído e não disputa espaço com cobrança e proposta.
• Na sexta, dá para dizer o que avançou sem procurar em três lugares.

Se depois de três ou quatro semanas nada disso acontece, troque. Insistir numa ferramenta que não encaixa também é um jeito de adiar a semana.

Perguntas frequentes

Preciso abandonar minha planilha para usar um app de tarefas?

Não. Dá para manter a planilha para valores e clientes e usar outra ferramenta só para decidir a semana. No GridOne, você pode importar a lista em CSV ou TSV sem mudar nada na planilha. Não há sincronização automática entre os dois.

Quanto custa o GridOne depois do teste?

O Pro custa R$ 39 por mês ou R$ 390 por ano, no cartão. Também existe o Passe de 30 dias, por R$ 45, em pagamento único que não renova. Depois do teste, sem plano, você continua vendo tudo e pode concluir, reabrir ou excluir uma tarefa. Criar, editar, mover e reordenar tarefas exige o Pro.

Um app de tarefas resolve a falta de tempo?

Nenhuma ferramenta cria horas. O que ela pode fazer é deixar claro, antes da semana começar, o que merece a sua atenção primeiro. A decisão continua sua.